Un albañil en Zaragoza apaga su teléfono tras marcar la entrada a las 7:58 a.m. Su jefe le pidió que lo hiciera desde su móvil. Al mediodía, recibe un mensaje: «Ficha la salida ahora, que no se note el descanso». No sabe que esa orden viola el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, ni que ya hay sanciones reales por ello.
El registro horario no es un trámite burocrático. Es una garantía de derechos. Desde 2019, es obligatorio para todas las empresas, sin excepciones por tamaño, sector o modalidad laboral. Y desde 2023, la Inspección de Trabajo ha sancionado a más de 317 empresas por vulneraciones relacionadas con el sistema de fichaje —entre ellas, el uso indebido de dispositivos personales.
El móvil personal no es una herramienta de control laboral
La empresa no puede exigir al trabajador que use su teléfono para registrar su jornada. No es una opción negociable. Es una infracción directa al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y al Estatuto de los Trabajadores. El abogado especializado en derecho laboral Juan Manuel Lorente, con más de 18 años de experiencia en conflictos individuales y colectivos, lo explica con contundencia: «Estoy harto de verlo». Y añade: «Si quiere que fiches con el móvil, tendrá que darte uno de empresa».
Esto no es una recomendación. Es jurisprudencia consolidada. En 2025, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid confirmó una multa de 12.500 euros contra una empresa de logística que exigía a sus repartidores registrar entrada y salida mediante una app instalada en sus teléfonos personales. El fallo fue claro: «La instrumentalización del dispositivo privado implica una invasión desproporcionada de la esfera personal».
Las consecuencias reales van más allá de la multa
Cuando una empresa obliga a fichar con el móvil personal, no solo incurre en una infracción administrativa. También compromete la integridad de la prueba horaria. Si surge un conflicto —por horas extras no pagadas, por ejemplo—, los registros desde dispositivos privados pueden ser declarados nulos por los tribunales. Y eso beneficia al trabajador: si no hay prueba válida, prevalece su palabra.
Pero hay otro riesgo silencioso: la exposición de datos personales. Las apps de fichaje suelen acceder a la ubicación, al historial de llamadas o incluso a contactos. En un caso reciente en Valencia, una trabajadora de limpieza denunció que la app de su empresa recopilaba sus desplazamientos fuera del horario laboral. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sancionó a la empresa con 8.200 euros, por vulnerar el principio de minimización de datos.
¿Qué dice la ley sobre el registro horario?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, reformado en 2019 y reforzado por la Ley Orgánica 3/2018, exige que el sistema de registro sea «fiable, inalterable y accesible». Además, debe garantizar la «integridad y confidencialidad» de los datos. Ningún sistema basado en dispositivos personales cumple esos requisitos sin autorización expresa y medidas técnicas adicionales —que, en la práctica, casi nunca se implementan.
El rol de la Inspección de Trabajo
Desde 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha incorporado el control del sistema de fichaje como eje prioritario en sus auditorías. En los primeros cinco meses de 2026, ha iniciado 94 expedientes sancionadores por uso indebido de móviles personales. El 68 % de ellos terminó en multas entre 2.000 y 15.000 euros, según datos oficiales publicados por el Ministerio de Trabajo y Economía Social.
El trabajador tiene derecho a decir «no»
No es necesario renunciar al puesto ni soportar presiones. El trabajador puede exigir que la empresa proporcione un sistema alternativo: una app en un dispositivo corporativo, un lector biométrico o un terminal físico. Si la empresa se niega, puede presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo —sin necesidad de identificarse— o acudir al Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC).
En 2025, el 72 % de las reclamaciones individuales relacionadas con el fichaje fueron estimadas, según el Consejo General del Poder Judicial. La mayoría por falta de garantías técnicas o por uso indebido de dispositivos personales.
Claves del asunto
- El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga al registro horario fiable e inalterable.
- Usar el móvil personal para fichar es una infracción sancionable bajo el RGPD y la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
- La Inspección de Trabajo ha impuesto más de 317 sanciones desde 2023 por malas prácticas en el registro horario.
- Los registros desde dispositivos personales pueden ser declarados nulos en juicio, favoreciendo al trabajador en reclamaciones por horas extras.
- La AEPD ha multado a empresas por recopilar datos innecesarios —como ubicación fuera del horario— mediante apps de fichaje.
La jornada laboral no empieza ni termina con una notificación en el móvil de un empleado. Empieza y termina con respeto a la ley, a la privacidad y a la dignidad del trabajo.
